۱.آداب معاشرت و تشریفات اداری
موفقیت شما در سازش با افراد محیط کار تأثیر بسزایی در موفقیت شغلی شما دارد. شاید از تبحر حرفه‌ای بالا و قدرت خلاقیت خوبی برخوردار باشید ولی اگر نتوانید با افرادی که در محیط کاری شما هستند کنار بیایید و یا همکاران کار با شمارا سخت ببینند برای کسب ارتقا شغلی با مشکلات فراوانی مواجه می‌شوید؛ و به‌سختی می‌توانید به موفقیت دست‌یابید.
آنچه در محیط کارتان می‌گذرد نقش مهمی خواه بهتر و یا بدتر در زندگی اجتماعی شما دارد؛ و شما بیشترین وقت خود را با همکارانتان صرف می‌کنید تا دوستان خرج از محیط کار برای برقراری ارتباط مناسب شغلی موظف به رعایت ادب هستید و حتی در بعضی از سازمان‌ها قوانین آداب معاشرت را به افراد خود تعلیم می‌دهند.
۲.معاشرت با همکاران
هر محیط کاری روش و قوانین خاص خود را دارد اگر به اطراف خود دقت کنید می‌بینید که افراد مجموعه شما (همکاران اداری) تمایل دارند مشابه لباس بپوشند. برای صرف ناهار وسایل و تدارکات یکسان داشته باشند، همزمان از اداره وارد و خارج شوند.
در بعضی از افراد مشابهت بخشی از منش و خصلت آن‌هاست و جز مبانی نزاکت محسوب می‌شود. اگر می‌خواهید نشان دهید که با دیگران فرق دارید دقیقاً بدانید که چکار می‌کنید و چرا می‌کنید و آیا اینکه از عهد این کاربر خواهید آمد یا نه؟
ارتباطات نه‌تنها یکی از بهترین راههای موفقیت شغلی است بلکه محیط کار را آن‌چنان دلپذیر می‌سازد که افراد تشویق می‌شوند به وظایفشان به‌خوبی عمل کنند. خوش‌برخورد بودن و داشتن ارتباطی شفاف از اصول آداب معاشرت است.
۱. دست دادن و آشنایی با همکاران اولین قدم می‌باشد
آداب دست دادن با همکاران
هنگام آشنایی با افراد جدید همیشه باید دست داد. دست دادن نوعی سلام و احوالپرسی غیرکلامی است که به دنبال سلام صورت می‌گیرد و مدت‌زمان دست دادن 3 تا 4 ثانیه است.
در مواردی که با همکاران دست می‌دهیم عبارتند از:
۱. موقع سلام و خداحافظی
۲. تجدیددیدار با آشنایان
۳. زمانی که کسی وارد خانه یا دفتر کارتان می‌شود.
۴. هنگامی‌که به میزبان سلام می‌کنید و به دیگران معرفی می‌شوید.
۵. هنگام ملاقات کسی که از محل کار یا خانه می‌شناختید.
۶. هنگام پایان جلسات دوستانه یا کاری.
در کل سعی کنید هنگام دست دادن حس شوق و اشتیاق در رفتار شما نسبت به این عمل نمایان باشد. طوری که مخاطب شما از عملکرد مؤثر شما به شوق بیاید و از آشنایی با شما احساس خرسندی نماید مخصوصاً اگر اولین آشنایی باشد که در این صورت رفتار صحیح شما تأثیر فراوانی در مخاطب شما دارد
لازم به ذکر است که همین آشنایی‌ها و دست دادن‌ها زمینه دوستی‌های جدید را به وجود می‌آورد.
۳. آداب گفتگو و استفاده از تلفن در محیط کار
در محل کار آنگاه‌که تماس تلفنی برقرار می‌سازید یا به تلفن پاسخ می‌دهید به‌عنوان نمادی از سازمان خود عمل می‌کنید. اولین تماس‌ها از طریق تلفن (همراه) صورت می‌پذیرد به همین علت تأثیر که در ذهن مخاطب می‌گذارد برای می‌تواند برای همیشه باقی بماند.
سعی کنید زمان مکالمه حرفه‌ای به نظر برسید؛ و رهنمودهایی درباره برقراری ارتباط تلفنی به شما خواهیم داد.
۱. بلافاصله بعد از برقراری تماس تلفنی خود را معرفی کرده سمتتان را بگویید.
۲. اگر کسی به شما زنگ زد ولی شما با خط دیگری مشغول صحبت هستید اولویت با تماس اول است.
به تماس‌گیرنده دوم بگویید خواهش می‌کنم چند لحظه دیگر تماس بگیرید.
۳. اگر کسی که به او زنگ زدید اسم خودتان و شماره تلفنتان را به شخص پاسخ‌دهنده بدهید.
۴. با لحن محکم و مثبت صحبت کنید؛ زیرا افراد حافظه خوبی دارند و همه‌چیز را به یاد می‌آورند.
۵. اگر پیام‌گیر به شما جواب داد تاریخ و ساعت تماس، نام و شماره تلفن خود را اعلام کرده و پیام کوتاهی بگذارید.
۶. در زمان تماس تلفنی کاری را که مشغول آن هستید رها کنید و اولویت را به تلفن بدهید.
۷. در زمان تماس مستقیم در دهانی گوشی صحبت کنید و جملات را آرام و واضح بگویید.
۸. هنگام تماس تلفنی چیزی نخورید، نیاشامید، سیگار نکشید، کاغذ ورق نزنید و صدای موزیک را قطع کنید.
۹. سعی کنید تا وقت مناسبی برای تلفن زدن انتخاب کنید.
۱۰. سعی کنید در طول مکالمه یادداشت بردارید.
۴. آداب معاشرت با مدیر و همکاران یا کارمندانتان و هنر نه گفتن
۱. ارتباط با رئیس
با رئیس خود همان‌طور که با دیگران سلام و احوالپرسی می‌کنید رفتار نمایید؛ و همیشه در خاطر داشته باشید که این روسا هستند که دعوت‌ها و پاسخ‌ها را صادر می‌کنند. اگر به هر دلیلی مجبورید از چیزی یا کسی شکایت کنید با سرپرست خود صحبت کنید. نحوه برخورد با شکایات جایی است که مبانی آداب معاشرت و قوانین مشارکت باهم مصداق پیدا می‌کنند
بیشترین احترامی که برای رئیس خود قائل می‌شوید توجه تمام و کمال به اوست. دستوراتش را یادداشت کنید و با سؤالات هوشمندانه که از او بپرسید و پاسخگو باشید. احساس وظیفه کنید در مقابل رئیس
۲. معاشرت با همکاران
ازآنجاکه تنوع شغلی در محیط کار افراد مختلفی از قشرهای جامعه را گرد هم جمع می‌کند و دارای پیشینه قومی، فرهنگی، مذهبی و ملی متفاوتی هستند مجبورید در محیط کار که اجتماعی بزرگ‌تر و پرجمعیت‌تر نسبت به خانه وزندگی شخصی است بردباری، شکیبایی و متانت بیشتری از خود نشان دهید و توجه داشته باشید که در ارتباط با همکاران خود پیشنهادات آن‌ها را به خاطر بسپارید
۱. در ارتباط با همکاران زبان عامیانه را کنار بگذارید و از تحقیر لهجه‌های دیگر اجتناب کنید
۲. از اسامی و عناوین استفاده کنید و از برچسب‌های نامناسب برای همکاران بپرهیزید.
۳. در انتخاب عناوین دقت زیادی به خرج دهید زیرا دستیار اجرایی منشی نیست و متخصص سیستم‌های اطلاعاتی کامپیوتر چی نیست.
۴. برای همکاران باتجربه به دلیل قدمت کار و کارآزمودگی احترام زیادی قائل شوید.
۵. نسبت به نیازهای خاص همکاران هوشیار باشید. اگر یکی از همکاران برای شرکت در مراسم مذهبی سرکار نیامد وظایف آن روز او را به عهده بگیرید.
6. به ویژگی‌های شخصی همکاران توجه کنید. یکی از کلیدهای آداب اجتماعی توجه به همکاران است زیرا شمارا قادر می‌سازد راحت‌تر با آن‌ها کنار بیایید.
و به کسی که می‌خواهد همکار تأثیرگذاری باشد کمک زیادی می‌کند.
۵.هنر نه گفتن به مدیر یا همکاران
در محیط کار خود را فردی همیشه شاکی یا ناراضی نشان ندهید یا فردی که حوصله دیگران را سر می‌برد. نسبت به کاری که انجام می‌دهید سعی کنید همیشه نگرشی مثبت داشته باشید.
مجبور نیستید «نه» را با گستاخی و طعنه و یا پرخاشگری به زبان‌آورید بلکه با زبان خوش و دلایل موجه و روی خندان سعی کنید که طرفتان را به قبول نه وادار کنید بابیان عذرهای موجه یا موکول کردن به آینده‌ای نه‌چندان دور.
مهم‌ترین پندی که قوانین آداب معاشرت به ما می‌دهد این است که در جمع همکاران خود را تعریف و تحسین کنید در خلوت انتقاد.
هرگز اجازه ندهید دیگران بفهمند که کارمند زیردستتان به علت خطایی کوچک مورد سرزنش قرارگرفته است.
۶.نحوه درخواست از مدیردر تشریفات اداری
باید به خاطر داشته باشیم که وقتی در اداره‌ای مشغول کارهستیم و با تعدادی از افراد همکار می‌شویم هرکدام از همکاران درخواستی دارند که باید آن را با مافوق خود در میان بگذارند و از این طریق بتوانند موافقت مافوق یا آقای رئیس را به دست آورند.
اعلام درخواست می‌تواند به دو صورت باشد یکی به‌صورت شفاهی و دومین کتبی یا همان نوشتن است. در زمان اعلام درخواست باید درخواست خود را واضح و بدون هیچ‌گونه ابهام بیان کنیم و درخواست ما باید صحیح، عاقلانه و با توجه به موقعیت ما در محل کار باشد.
زیرا هرچقدر ما کارمند منظم، دقیق و خوش‌رفتاری باشیم بهتر و راحت‌تر می‌توانیم درخواست خود را بیان کنیم.
برای اعلام درخواست باید این را در نظر بگیریم که فقط ما تنها نیستیم بلکه همکاران دیگر هم تقاضاهایی دارند امکان دارد که با تقاضای ما در شرایط موجود اداره موافقت نشود ولی عدم موافقت نباید موجب دل سردی ما و بروز مشکل گردد بلکه می‌توانیم با امیدواری منتظر بمانیم برای زمان مناسب.
۷.آداب ایجاد افزایش انگیزه در همکاران
همه مدیران موفق در مدیریت، برنامه ریزان خوبی هستند آن‌ها برای رسیدن به هدف‌های بزرگ و کوچک خود برنامه می‌ریزند. هرگاه پروژه‌ای جدید روی میزشان قرار می‌گیرد دقیقاً توجه می‌کنند که چه‌کاری است که باید انجام دهند.
و یک مدیر موفق می‌داند که اقدام بدون برنامه‌ریزی، علت همه شکست‌ها و ناکامی‌هاست.
پیس بیایید تعدادی از روش‌های ایجاد انگیزه در کارکنان که می‌توان گفت از مهم‌ترین واصلی‌ترین آن‌هاست را بشناسیم.
۱. ارتباط مدیر و همکاران
یک مدیر شایسته و بالیاقت اجازه نمی‌دهد که بین او و کارمندانش فاصله زیادی وجود داشته باشد. بلکه با روابط دوستانه موجبات از بین رفتن فاصله‌های ناشی از مدیر و کارمند را بشدت کم‌رنگ می‌کنند و ارتباط بین این دو بسیار نزدیک و دوستانه می‌شود.
و باید این را در نظر بگیریم برای به دست آوردن سود اقتصادی بالا باید محیطی شاد و پویا و همچنین با عملکرد بالا را فراهم کند.
یک مدیر کاردان اگر قدرتی دارد به زیردستان خود زورگویی نمی‌کند و با آنان صمیمی می‌شود؛ و بااحساس تکبرو فخرفروشی یعنی رئیس و کارمند بین خود و کارمندانش فاصله نمی‌اندازد؛ و خط قرمزی به دور خود نمی‌کشد.
۲. آزادی در انجام کارهای درست
یک مدیر هرچه قدر به کارمند خود در انجام کاره‌ای‌شان آزادی بیشتری بدهد آن‌ها دوست دارند تا مسئولیت بیشتری را با توجه با استانداردهایی که مدیر مشخص می‌کند قبول کنند.
در چنین شرایطی است که فرد احساس نزدیکی بیشتری باکار خود می‌کند؛ و احساس می‌کند که کار از خودش است در این صورت وجدان آن‌ها نمی‌تواند بپذیرد که کم‌کاری کنند.
۳. رفتار متقابل در ایجاد انگیزه
رفتار متقابل روشی است نامناسب که باعث عدم اطمینان همکاران به یکدیگر است و موجبات بدرفتاری کارمند با مشتری یا ارباب‌رجوع را به وجودمی آورد و مدیران باید با کارمندان خود طوری برخورد کنند که دوست دارند مدیران خودشان با آن‌ها چنین برخوردهایی را داشته باشند.
پس یک مدیر موفق برای اینکه بتواند کارمندان دلسوز و ساعی و خوش‌رفتار با ارباب‌رجوع را داشته باشد ابتدا باید نگاهی به صحبت‌ها و رفتار خود داشته باشد.
۴. اولویت‌بندی در ایجاد انگیزه در کارکنان
یک مدیر موفق تنها با اولویت‌بندی می‌تواند کمتر انرژی، زمان و هزینه بیشترین بازخورد و نتیجه را از کارکنان خود داشته باشد.
همیشه هزینه‌های مالی ایجاد انگیزه و علاقه نمی‌کند بلکه باید در رفتار و شیوه برخورد و بیان خود در محیط کار تغییراتی را انجام دهیم.
برای ایجاد انگیزه و علاقه‌مند کردن همکاران به کارشان کافی است که به چشمان همکاران خود نگاه کرده و لبخندی بزنیم و یا مورداحترام بیشتر قرار دهیم و هیچ‌وقت حرمت آن‌ها را نشکنیم آن‌ها را در صحبت‌های خود شریک کنیم از آن‌ها نظرخواهی کنیم به نظرات آن‌ها گوش دهیم و احساس مهم بودن را به کارمندان خودالقا کنیم در این صورت می‌توانیم به خودمان ببالیم که شاید مدیر موفقی باشیم.
حتمابخوانید: آداب معاشرت همسرداری
